Factura în format fizic vs. factura electronică in contabilitate

budget calculationFie ca esti Cluj Napoca sau nu, conform noilor reglementări care vor intra în vigoare începând cu 1 ianuarie 2013, a fost introdusă pe lângă informaţiile suplimentare şi obligatorii care trebuie să apară în conţinutul facturilor, posibilitatea emiterii de facturi electronice de către furnizor/prestatorul de bunuri/servicii.

Aşadar, la sfârşitul lunii iulie a.c., Legea 148/2012 permite emitenţilor de facturi, ca începând cu 1 ianuarie 2013, facturarea prin intermediul a două modalităţi, la alegerea exclusivă a emitentului : în formă electronică sau pe suport hârtie (art.6^1 din textul legislativ).

Astfel, facturile şi chitanţele emise şi arhivate în formă electronică, cu respectarea prevederilor prezentei legi, au calitatea de document justificativ, în înţelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Pentru a emite o factură în formă electronică, emitentul trebuie să îndeplinească o serie de condiţii, respectiv :
• deţinerea de mijloace tehnice şi umane adecvate în vederea realizării acestui lucru ;
• deţinerea şi utilizarea de cunoştinţe din domeniul tehnologiei semnăturii electronice ;
• posibilitatea de a gestiona şi arhiva toate informaţiile privind fiecare factură în formă electronică emisă.

Emitentul facturii în formă electronică este obligat să răspundă pentru legalitatea, autenticităţii şi integralităţii şi originii conţinutului acesteia. Aceasta trebuie să conţină elementele minime şi obligatorii incluse într-o factură în format fizic conform legislaţiei în vigoare până la această dată.

În plus, semnătura electronică a emitentului facturii trebuie să conţină marca temporală care certifică momentul emiterii, iar certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului facturii în formă electronică va conţine informaţii privind identificatorul fiscal şi numărul notificării înregistrate la Ministerul Finanţelor Publice.

Facturarea în formă electronică, respectiv transmiterea şi arhivarea acestora se poate realiza fie internalizat, fie prin externalizarea serviciilor de facturare către un terţ, însă se impune existenţa unui contract de prestări servicii între cele două părţi şi, desigur, respectarea celor trei condiţii expuse mai sus.